O que fazer para melhorar a saúde financeira do seu negócio e, de quebra, reduzir os gastos mensais? A gestão financeira é um item indispensável para enfrentar os momentos de turbulência econômica e as incertezas dos consumidores com o futuro. Mais do que isso, uma boa administração permite que o estabelecimento consiga se planejar para ser mais lucrativo, obter mais resultados e evitar desperdícios – sem prejudicar a qualidade da entrega.

Quer entender como tudo isso funciona? Confira nove dicas que contemplam as melhores estratégias de redução de custos, desde controle de estoques e despesas até dicas para evitar gastos excessivos com água, luz, equipamentos, taxas e impostos.

Controle as despesas fixas e variáveis

A gestão adequada dos custos é a chave para determinar a saúde do fluxo de caixa. É por meio do monitoramento financeiro que será possível acompanhar a necessidade de redução de gastos e ou de reestruturação do negócio, por exemplo.

Tente manter o controle das despesas de aluguel, serviços de limpeza e segurança, água e luz, bem como renegocie dívidas em atraso. A planilha de gestão de gastos é a ferramenta ideal para isso, pois permite manter uma lista dos investimentos e dos custos com materiais, quadro de funcionários, despesas fixas etc. É excelente também para entender o faturamento, a rentabilidade e a lucratividade. Ao incluir todos estes dados em um plano de negócio, sua empresa terá condições de conquistar mais mercado.

Nós disponibilizamos uma ferramenta prática para facilitar a organização das despesas do seu negócio. A planilha, fácil de usar, gera apontamentos valiosos sobre tudo o que se encaixa como gasto fixo ou variável dentro dos meses preenchidos e ao longo de um ano.

Saiba qual é o melhor regime tributário para a sua empresa

Uma situação ruim para qualquer empresa é estar enquadrada em um regime tributário que gere mais custos. Há diferentes modalidades: Simples Nacional, lucro presumido e lucro real. Por isso, conhecer o sistema mais adequado é essencial para saber quais impostos realmente precisam ser pagos.

Apesar de o Simples proporcionar um tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas, não significa que seja o mais vantajoso para a sua. Dito isso, antes de optar por este regime de tributação, é importante realizar o devido planejamento fiscal, pois ajudará a identificar os pontos nos quais é possível reduzir a carga.

Para tornar este processo mais simples, consulte a calculadora de planejamento fiscal disponibilizada pela FecomercioSP. Apenas com a receita bruta, o simulador já consegue comparar a carga tributária do Simples Nacional, do lucro presumido e do lucro real. A calculadora está disponível no site do Programa Relaciona. Ao fazer a simulação, escolha o setor em que atua: comércio, indústria, serviços e atividades cuja folha de pagamento seja igual ou superior a 28% da receita.

Conheça formas alternativas de contratação

As modalidades que passaram a valer com a Reforma Trabalhista de 2017 podem ser muito vantajosas na hora de contratar com mais flexibilidade e eficácia. Há duas opções excelentes de recrutamento: a contratação de autônomos e o trabalho intermitente.

A primeira opção permite a admissão de um prestador de serviço que fará o trabalho pelo tempo estipulado no contrato, ou por tempo indefinido. Para cada novo contrato firmado, um valor diferente pode ser negociado. Esta modalidade não se configura como uma relação trabalhista, então, o contratado é responsável pelas próprias arrecadações tributárias.

Apesar de se tratar de uma ótima opção para atender às demandas específicas e pontuais da sua empresa, há algumas regras que precisam ser respeitadas. Por exemplo: o prestador não pode ser cobrado quanto ao horário de almoço ou de saída, como normalmente ocorre com um empregado registrado em carteira.

Já o trabalho intermitente se encaixa perfeitamente nas atividades com demandas concentradas em determinados dias ou semanas. Nesta modalidade, a função geralmente é exercida em dias alternados, aos fins de semana etc.

A demanda esporádica é muito comum em bares, hotéis, restaurantes e bufês, que têm picos de demanda em determinadas épocas do ano, como Natal, Dia das Mães, Dia das Crianças e Páscoa. Lembrando que o trabalho intermitente garante aos trabalhadores todos os direitos da CLT, uma vez que são subordinados à empresa. Se optar por contratar um trabalhador intermitente, atente-se às regras de remuneração e de convocação.

Reduza os impactos da folha de pagamento de forma legal

O Regime Especial de Piso Salarial (Repis) é um grande benefício aos pequenos empreendedores, pois permite que eles trabalhem com um piso mais reduzido e mais adequado à realidade de cada um. O impacto econômico pode chegar a 10%, a depender do tipo de empresa.

O Repis se trata de um programa previsto em normas coletivas da FecomercioSP que permite que Empresas de Pequeno Porte (EPPs), as Microempresas (MEs) e os Microempreendedores Individuais (MEIs) adotem um piso diferenciado e reduzam os impactos dos encargos laborais sobre a folha de pagamento. O regime, totalmente amparado pela lei, está disponível para empreendedores de São Paulo (capital), interior, Cotia, Franco da Rocha e Osasco.

Importante destacar que o recurso só pode ser aplicado a novas contratações, ou seja, somente àquelas que ocorrerem após a adesão ao regime.

Energia elétrica

Diante de custos cada vez maiores, uma boa forma de reduzir os gastos mensais é diminuindo as despesas com eletricidade. Adote medidas que tornem o uso de energia mais eficiente, contribuindo para a redução dos gastos com a operação do negócio e o valor das contas. Fique de olho no consumo de equipamentos de iluminação e refrigeração, ar-condicionado e computadores, bem como verifique se há desperdício em áreas de convivência, copa, cozinha, banheiros e refeitório.

Além disso, pequenos estabelecimentos comerciais, lojas, oficinas e escritórios costumam ser classificados como consumidores de baixa tensão. Para este grupo, há um jeito de escapar da tarifa convencional mediante a tarifa branca – modalidade na qual o preço da energia muda conforme o horário de consumo.

Quer saber se deve optar pela tarifa branca? Esta é a melhor alternativa se o consumo de luz no seu estabelecimento for concentrado nos períodos fora de ponta. A redução no custo varia em cada distribuidora. No Estado de São Paulo, o desconto para o consumo fora do horário de pico é na ordem de 15% a 22%.

Consumo de água

Reduzir o consumo de água é outra maneira de impactar positivamente as contas e o meio ambiente. Planeje-se para evitar desperdício em cada cômodo: corte o fornecimento de água quando esta não estiver em uso, evite jatos d’água intensos e faxinas desnecessárias, troque as mangueiras por vassouras etc.

Ressalta-se que, na cidade de São Paulo, a Lei Municipal 16.172/ 2015 proíbe a lavagem de calçadas com água tratada ou potável fornecida pela rede da Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo (Sabesp), que abastece o município paulistano. Apenas em casos extraordinários é permitido o uso de água potável para esta limpeza.

Outro passo é evitar vazamentos. Perda d’água é o mesmo que prejuízo financeiro, ainda mais porque um vazamento pode não ser facilmente detectável, levando a sua empresa a gastar mais. Geralmente, este tipo de perda ocorre quando há um rompimento no tubo, em uma peça ou na conexão da rede.

Há formas de identificar vazamentos nos sanitários e na caixa d’água. Previna o problema por meio de um cronograma de manutenção das instalações hidráulico-sanitárias, de louças e de metais.

Use os indicadores a seu favor

O aumento da taxa de juros e da inflação pode trazer grandes dificuldades aos negócios. Como tomar melhores decisões em um cenário econômico como o atual? Como está o ambiente de negócios para a concorrência? Os estoques estão em níveis adequados?

Estas são dúvidas muito comuns de quem tenta empreender no Brasil. Acompanhe regularmente os indicadores econômicos, saiba as condições da sua empresa e se destaque entre a concorrência.

É muito importante utilizar estas ferramentas na gestão empresarial, tanto os mais comuns – como Produto Interno Bruto (PIB), inflação e taxa Selic –, como os produzidos pela FecomercioSP para cada setor.

- Índice de Confiança do Consumidor (ICC)
- Intenção de Consumo das Famílias (ICF)
- Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (PEIC)
- Pesquisa Conjuntural do Comércio Varejista (PCCV)
- Pesquisa Conjuntural do Setor de Serviços (PCSS)
- Pesquisa Conjuntural do Comércio Eletrônico (PCCE)
- Índice de Confiança do Empresário do Comércio (ICEC)
- Índice de Estoques (IE)
- Índice de Expansão do Comércio (IEC)
- Faturamento do Turismo
- Índice Mensal de Atividade do Turismo (IMAT)

Com todas estas informações em mãos, você terá condições de avaliar o rumo que o seu setor está tomando, como o consumidor está reagindo à situação econômica, se é hora de intensificar as vendas online ou ampliar a loja física, como direcionar as operações e muito mais.

Para conhecer os principais indicadores econômicos e os índices setoriais mais importantes, acesse aqui.

Faça a gestão correta do seu estoque

O controle de estoques é um dos principais conceitos de uma boa gestão. Esta organização é essencial para evitar gastos excessivos na manutenção de um estoque parado – ou pior: a falta de peças ou produtos.

Outro problema é a perda por deterioração de perecíveis ou por mudança sazonal. Como impedir que um estoque custe muito caro ou que a falta deste favoreça a concorrência?

Para ter sucesso, o acompanhamento periódico das vendas deve preceder a projeção futura de negócios, sempre levando em consideração quanto e de quem comprar, além de saber onde armazenar os produtos. A sua empresa pode automatizar o controle com planilhas simples de vendas voltadas aos pequenos negócios.

Detalhe em uma planilha, item a item, o que registrar em termos de giro mensal. Além disso, descubra o momento ideal de comprar mais mercadorias e repor os estoques. Com isso em mãos, fica mais fácil de avaliar a periodicidade ideal para manter o acompanhamento do seu estoque – a depender do tipo de produto e do setor.

Compare taxas de juros e maquininhas de cartão

O que você leva em conta na hora de escolher uma maquininha de cartão? É melhor comprar ou alugar o equipamento?

O caixa da empresa terá um grande alívio caso o empreendedor planeje a escolha de forma a buscar a redução de custos e a compensação mais rápida. Para isso, é preciso considerar os cartões mais utilizados pelos clientes, se as maquininhas aceitam carteiras digitais, as taxas para compras à vista e parceladas, a forma de conexão com a internet etc.

Quanto à escolha da melhor linha de crédito, na hora de contratar um empréstimo, o primeiro critério a ser avaliado é a taxa de juros cobrada na operação. Esta é uma análise importante, uma vez que os valores podem variar bastante. Contudo, lembre-se: nem sempre a taxa define a melhor linha para o seu negócio. Outros critérios importantes envolvem a localização do banco, a acessibilidade da linha de crédito, a média das taxas cobradas e a análise de risco da instituição, entre outras.