O contribuinte ainda terá chance de quitar suas dívidas tributárias em contencioso administrativo fiscal igual ou inferior a R$ 50.000.000,00, por processo
Área do Cliente
Notícia
Documentos empresariais: cuidado com eles é sinônimo e produtividade
Em um cenário empresarial cada vez mais pautado na digitalização, a gestão de documentos tornou-se uma peça essencial para as operações, seja em macro ou micro escala.
No mundo contemporâneo, o avanço da tecnologia em escala exponencial permitiu que as relações corporativas passassem por transformações significativas. Nesse sentido, em um cenário empresarial cada vez mais pautado na digitalização, a gestão de documentos tornou-se uma peça essencial para as operações, seja em macro ou micro escala.
De fato, manter um sistema sempre funcionando, organizado e acessível não somente agiliza os processos internos da empresa, como também contribui diretamente para uma tomada de decisão mais assertiva. Se você quer ficar por dentro desse assunto, saber mais sobre como fazer uma gestão de documentos empresariais que seja efetiva, continue lendo, porque separamos algumas dicas elementares nesse processo.
Adote a digitalização estratégica
Inicialmente, é importante destacar que, na era da digitalização, operar com papéis físicos pode ser um grande problema. A digitalização é a base moderna da gestão de documentos quando pensamos de forma pragmática. Isso quer dizer que, ao converter os documentos físicos em formatos digitais, o primeiro retorno é a redução da necessidade de construir espaços destinados a tal armazenamento físico.
Outro ponto que vale ser enfatizado, também, é que documentos online são muito mais fáceis de serem encontrados e compartilhados. Isso porque existem sistemas e mecanismos de buscas que viabilizam essa movimentação, processo que é muito mais difícil com documentos físicos, geralmente guardados em pastas e, posteriormente, em gavetas.
Além disso, os documentos digitalizados são muito mais seguros no que se refere à segurança e à perda, bem como possíveis danos à sua integridade. Portanto, a digitalização é o primeiro passo para uma boa gestão de documentos.
Construa uma categorização lógica e hierárquica
Quando o assunto se refere a organização de documentos, arrumá-los em uma ordem lógica e hierárquica é algo elementar, ou seja, é básico. Ocorre que, através dessa estruturação, torna-se possível, por parte de qualquer membro da equipe, localizar determinados documentos necessários para uma possível ação. Muitas vezes, a falta de organização dificulta a busca e, consequentemente, faz com que se perca tempo.
Estabelecer esses critérios é uma excelente maneira de otimizar o tempo de busca pelos documentos, sejam eles digitais ou fisicamente existentes em um lugar específico.
Invista no armazenamento em nuvem
A internet possibilitou que muitos processos se tornassem mais simples, e, com a gestão de documentos, não foi diferente. O armazenamento em nuvem é uma excelente estratégia por uma simples razão: permite o acesso a qualquer dado, a qualquer horário, de qualquer lugar do mundo.
O acesso a determinados documentos de forma remota é uma realidade recentíssima quando pensamos na história da humanidade. Nos negócios, essa ferramenta é especialmente útil para flexibilizar o acesso de equipe, ignorando completamente as limitações geográficas impostas pela realidade física.
Defina uma política de acesso
Especialmente em trabalhos que lidam com documentos sigilosos ou de extrema importância corporativa, definir níveis de acesso é fundamental para proteger determinadas informações. Nesse sentido, é elementar garantir que somente pessoas com autorização tenham acesso aos documentos relevantes. Esse controle é fundamental para evitar possíveis transtornos relacionados à segurança dos documentos.
Invista em um sistema de backup regular
No caso dos documentos físicos, essa dica não se aplica, uma vez que não existe backup acerca da materialidade. No entanto, para aqueles que possuem sistemas digitalizados e, por consequência, documentos digitais, o backup é crucial.
Muitas pessoas subestimam a importância dos backups regulares. No entanto, manter cópias de seguranças dos documentos em locais externos, alheios aos comumente utilizados, é uma excelente maneira de proteger as empresas contra possíveis falhas técnicas.
A perda de dados é um pesadelo que já assombrou algumas empresas, uma vez que incidentes desse tipo tendem a ocorrer com mais frequência do que imaginamos. Por essa razão, para uma gestão de documentos efetiva, os backups regulares são uma peça-chave.
É preciso construir uma rotina de arquivamento
Uma boa gestão de documentos precisa ser feita categoricamente, ou seja, com o devido cuidado. Por esse motivo, é essencial criar uma rotina consistente de arquivamento. Isso quer dizer que, regularmente, é preciso revisar e atualizar os documentos, removendo aqueles desatualizados, fazendo o arquivamento daqueles documentos que não são mais importantes para os negócios.
Por fim, vale salientar, também, que a gestão de documentos eficaz é um investimento valioso para qualquer empresa que almeje prosperar no mundo dos negócios. Através dessas dicas, as empresas podem melhorar de forma significativa os fluxos de trabalho, bem como as tomadas de decisões relacionadas a determinados projetos e negociações.
Para tal, além disso, é importante contratar profissionais adequados com a expertise para lidar com essas questões, como um assistente administrativo, arquivista, bibliotecário, gestor de conteúdo, gerente de documentação, administrador, entre outros.
No final das contas, o sucesso dos negócios não depende de uma variável isolada no processo, mas, sim, da atuação conjunta desses vários atores que desempenham papéis fundamentais na boa gestão dos documentos. Uma gestão efetiva de documentos necessita de um aparato técnico para que todos os processos fluam da melhor forma possível.
Notícias Técnicas
A cobrança da CSLL se tornou exigível a partir de 2007 com decisão do Supremo Tribunal Federal (STF) e é alvo de controvérsia entre senadores
Propostas devem tratar de implementação de negócios ligados ao Drex. Projetos precisam prever atendimento à LGPD, ao sigilo bancário e às demais normas aplicáveis. BC publicou recentemente normas que regulam o processo.
Parceria do instituto com o CNJ permite maior agilidade na concessão de auxílios por incapacidade
Especialista em IVA, a consultora do BID Melina Rocha participou da elaboração do texto original da reforma tributária. Em entrevista ao DC, ela aborda pontos do modelo que têm gerado grandes preocupações na classe empresarial
Notícias Empresariais
Presidente Lula anunciou a nova linha do Pronampe que atenderá a região metropolitana de São Paulo
O assunto de hoje são as farmácias optantes do Simples Nacional, e com certeza você já ouviu falar sobre o trabalho que pode ser feito com essas empresas, a recuperação de créditos tributários
Uma será voltada para investimento, com limite de R$ 300 mil, e outra para capital de giro, com limite de R$ 100 mil
O encontro abordou a necessidade de qualificação profissional e novas tecnologias para atender à crescente demanda da construção civil
O CNPJ como conhecemos, somente com números vai acabar
Notícias Estaduais
No dia 14 de outubro de 2021, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP)..
A Receita Estadual do Paraná comunica que o Supremo Tribunal Federal declarou que é constitucional a imposição tributária aos contribuintes optantes pelo Simples Nacional da diferença de alíquotas do ICMS pelo Estado de destino por ocasião da entrada de mercadoria em seu território.
Será possível parcelar em até 60 meses débitos de ICMS, com desconto de até 40% em juros e multas
Acesso ao microcrédito, orientação para microempresa e Micro Empreendedor Individual (MEI), cursos, orientação para o protocolo digital de processos de registro de empresas, e manutenção preventiva de equipamentos, fiscalização e legislação. Esses são alguns serviços que constam no convênio firmado entre o Governo do Estado e o Sebrae, nesta sexta-feira (28).
A Receita Federal notificará 1.070 contribuintes no Acre, Amazonas, Amapá, Roraima, Rondônia e Pará para explicar declarações de despesas de alto valor no Imposto de Renda. No Amazonas são 281 contribuintes. A Receita não informou os valores.
Notícias Melhores
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) promoveu palestra intitulada ‘Pilares e Ações Estruturantes – Gestão 2024/2025’ para todos os presentes no Plenário da Casa, durante a 73ª Reunião Extraordinária, realizada na quinta-feira, dia 4 de janeiro, em Brasília/DF
Transforme sua carreira e amplie suas receita ao se tornar um franqueado da Omie; faturamento pode chegar até R$1,5 milhão anual.
A automação e a transformação digital em curso, reforçam a importância da educação continuada e da capacitação técnica como forma de se manter competitivo em um cenário cada vez mais desafiador.
A implementação da EGC, além de promover a qualificação do corpo funcional, também contribui para o amadurecimento do ambiente corporativo do Sistema CFC/CRCs
O caso aconteceu em Gedling, Nottinghamshire, na Inglaterra