Um erro na declaração de Imposto de Renda pode causar uma dor de cabeça que, se não for remediada rapidamente, pode se arrastar por cinco anos.

Quem cai na malha fina e fica esperando a notificação da Receita Federal corre o risco de ter de reunir uma quantidade maior de documentos para provar a inocência ao fisco.

Para passar longe dela é preciso seguir três etapas básicas. Primeira: prestar atenção às informações que insere na declaração, revisando-a antes de transmitir à Receita Federal.

Segunda: assim que enviar a declaração, gerar um código de acesso e senha para acompanhar a situação no portal e-Cac. Desta forma, saberá se os sistemas do fisco encontraram pendências e poderá corrigi-las rapidamente, enviando uma declaração retificadora - que pode ser feita mesmo após o fim do prazo de entrega.

Esse acompanhamento pode ser feito até a declaração estar completamente processada.

Uma vez que a Receita Federal encontre irregularidades em documentos, o melhor a fazer é se antecipar e buscar um posto para regularizar a situação.

"Se esperar ser chamado, a Receita já terá aberto um processo de fiscalização e não será possível mais retificar a declaração. A fiscalização é algo além da malha fina", diz Wilson Gimenez Júnior, vice-presidente administrativo da AESCON-SP (Associação das Empresas de Serviços Contábeis no Estado de São Paulo).

Segundo ele, a malha fina é uma etapa anterior, ou seja, significa que há inconsistências, e que elas podem ter ocorrido por esquecimento.

O processo de fiscalização significa que o contribuinte já passou pela malha fina e não tomou providências. Então será chamada para apresentar os documentos que forem solicitados (não só os referentes àquela inconsistência).

"É mais profundo porque a apresentação de um documento pode levar à necessidade de apresentação de outro. É uma investigação, feita por auditores, do que aconteceu naquele ano", diz Gimenez.

Para ajudar o contribuinte a evitar essa situação, ele selecionou 10 recomendações que devem ser adotadas durante e depois do preenchimento e envio da declaração do Imposto de Renda.

As sete primeiras dicas são alertas, ou seja, os erros que o contribuinte deve evitar na hora do preenchimento.

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"Na declaração completa, muitos erram na hora de deduzir despesas.Tanto na simplificada quanto na completa, porém, é preciso prestar atenção nas informações referentes a rendimentos, que podem levar à malha fina", diz Gimenez.

1- ATENÇÃO AO DEDUZIR DESPESAS MÉDICAS

Um erro muito comum é pedir dedução de despesas médicas que não são relativas ao contribuinte e nem aos dependentes que constam na declaração.

Pode soar estranho, mas Gimenez diz que a situação é comum: o contribuinte faz a declaração própria, e em separado a de cônjuge e filhos, para não juntar todos os rendimentos em um único documento.

Depois, insere na declaração dele as despesas com saúde que teve com essas pessoas.

Ele separa a informação dos rendimentos ao preencher várias declarações, mas não separa na hora de pedir a dedução. Na verdade, o gasto de cada um tem de estar em cada declaração separada. Quem não observa isso, entra na malha fina.

"Não é porque você é o responsável pelo pagamento do plano de saúde da família que pode deduzir as despesas de todos na declaração", diz. É preciso avaliar a situação dos dependentes. Se fizeram declarações separadas, essas despesas deverão constar no documento deles. "Hoje isso melhorou bastante e o informe do plano ou seguro saúde vem com os valores segregados", diz.

2- INFORME O RENDIMENTO DOS DEPENDENTES

Outra atitude que pode levar o declarante para as garras do Leão é o fato de colocar um filho ou outro parente como dependente apenas para deduzir despesas, sem informar o rendimento deles.

"Para usufruir da dedução é preciso informar o rendimento dos dependentes. A omissão leva à malha fina", diz.

3- REVISE TODOS OS RENDIMENTOS ANTES DE ENVIAR

É normal o contribuinte esquecer de colocar algum rendimento esporádico, que teve ao longo do ano-calendário. Isso ocorre com quem tem mais de uma atividade profissional, é empregado mas tem empresa aberta ou, ainda, recebe rendimentos de imóvel alugado.

Por isso, é importante revisar: se esquecer de alguma fonte pagadora, vai cair na malha fina.

4- RECEBE APOSENTADORIA OU PENSÃO? SAIBA USAR CORRETAMENTE O LIMITE DE ISENÇÃO

Os aposentados com 65 anos ou mais têm direito à isenção de Imposto de Renda em parte de seus rendimentos. Assim, quem recebeu até R$ 24.403,11 pode declarar esse valor como "rendimentos isentos".

Quem ganhou R$ 50 mil, pode subtrair desse valor os R$ 24.403,11 e colocar a diferença como rendimento tributado. A isenção só vale para uma fonte de renda, o que pode levar o contribuinte a erro e, posteriormente, à malha fina.

No informe de rendimento da Previdência Social, esse valor vem como rendimento isento. Se um declarante recebe aposentadoria cujo valor anual seja de R$ 24.403,11 e mais uma pensão por morte de mesmo valor, só poderá declarar como rendimento isento uma das fontes de renda e não as duas.

"O outro rendimento deverá ser declarado como tributável, ou seja, vai compor o cálculo do imposto a pagar ou a restituir. O contribuinte não pode usufruir do benefício de isenção por duas vezes", afirma.

5- TENHA TODOS OS COMPROVANTES DO QUE PRETENDE DEDUZIR

Quem declara no modelo completo e deduz muitas despesas deve ter sempre os comprovantes desses gastos, para o caso de ter de apresentá-los à Receita.

É outro motivo que leva muitos declarantes à malha fina. Segundo Gimenez, a divergência pode ocorrer inclusive por causa de erros na declaração de um prestador de serviço ou plano de saúde, por exemplo.

Se o médico declara um valor diferente do que foi efetivamente pago, é preciso que o declarante tenha o próprio comprovante para provar a despesa à Receita Federal.

6- LEMBRE DO IMPOSTO SOBRE GANHO DE CAPITAL

Vendeu um imóvel e esqueceu de calcular (e de pagar) o imposto sobre ganho de capital?

Saiba que não está sozinho, já que este é outro erro comum. Gimenez diz que o contribuinte tem até o último dia útil do mês subsequente à venda do imóvel para pagar o imposto de renda sobre ganho de capital.

Muitos só lembram disso na hora de preencher a declaração, em abril. Se esse é o caso, ele recomenda calcular o imposto vencido e efetuar o pagamento antes de fazer a declaração, para não cair na malha fina, já que a Receita cruzará o dado de quem vendeu com o de quem comprou o mesmo imóvel.

"É preciso fazer o cálculo dos atrasados, gerar um demonstrativo de ganho de capital e pagar uma Darf com multa e juros. Ao efetuar o pagamento, importe todos os dados para a declaração de Imposto de Renda", diz.

7- ESTEJA COM O CARNÊ-LEÃO EM DIA

Outro esquecimento que leva o contribuinte à malha fina é em relação ao pagamento do carnê-leão. "O momento de pagar o carnê-leão não é na hora de fazer declaração. É no mês seguinte ao recebimento de rendimentos", diz Gimenez.

Então, o contribuinte que recebeu rendimentos de outras pessoas físicas acima do limite de isenção mensal tem de pagar o carnê referente àquele mês. E, na hora de declarar, deve informar o rendimento e o imposto pago.

"Se negligenciar os cálculos de pagamentos mensais e oferecer toda a tributação no momento de fazer a declaração vai cair na malha fina".

Segundo ele, é muito fácil a Receita Federal pegar esse erro na ficha de rendimentos de pessoa física.

O contribuinte que não fez isso pode baixar o aplicativo do carnê-leão e colocar mês a mês quanto recebeu, calcular 12 Darfs e efetuar o pagamento com multa e juros. Na declaração, é preciso informar todos os rendimentos e pagamentos mensais, importando os dados do carnê-leão.

"Isso é algo que deveria ter sido feito no passado. Não pode entregar a declaração sem fazer nada disso, pois a chance é maior de ser notificado pela Receita."

8- ENTREGOU A DECLARAÇÃO? ACOMPANHE ATÉ ESTAR PROCESSADA!

Após o envio da declaração, o contribuinte deve acompanhar a situação pelo site do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal (e-Cac). Para isso, terá que gerar um código de acesso e uma senha no próprio site ou utilizar um certificado digital (opcional).

"É importante monitorar o processamento da declaração a partir do momento de entrega para ver se há algum problema. Na grande maioria dos casos, a Receita informa que há pendências e o declarante tem a oportunidade de fazer a retificação, que pode ser efetuada várias vezes e em qualquer tempo antes do início de um procedimento de fiscalização."

O contribuinte deve monitorar a situação da declaração e checar se há alguma observação de inconsistência informada pela Receita, no e-Cac.

9- ANTECIPE-SE E RETIFIQUE

De acordo com a situação da declaração, se estiver com pendência retifique, mesmo que a declaração seja do exercício anterior (2014).

"O importante é fazer isso antes que se inicie a fiscalização pela Receita. Mas atenção: se precisar mudar o modelo de tributação escolhido (de simplificado para completo) terá de fazer isso até o dia 29 de abril, ou seja, dentro do prazo de entrega estipulado para este ano."

Após esse prazo, afirma Gimenez, as informações de declarações anteriores podem ser corrigidas, mas o modelo de tributação não pode ser alterado.

10- APRESENTE-SE À RECEITA ANTES DE SER CONVOCADO

Se a declaração permanecer em análise ou processamento por um período longo, a recomendação de Gimenez é que o contribuinte faça o agendamento e leve os documentos pessoalmente a um posto de atendimento da Receita.

"É importante provar que o que declarou aconteceu. Não há prazo para ser chamado pela Receita. Ela tem cinco anos para fazer o que quiser. E quando o declarante espera a notificação, estará sujeito a uma investigação mais profunda, na qual terá de apresentar documentos que não fazerm parte da declaração em si."

Ele sugere ao contribuinte que faça isso se a declaração não tiver sido processada após o último lote de restituição.

"Às vezes não há mensagem de pendências no e-Cac. Para regularizar é necessário ir lá e logo. Quem tem uma declaração complexa, com muitos campos, como ganho de capita e renda variável, pode até consultar um profissional habilitado para fazer a declaração e não cair na malha fina."